Qué es y para qué sirve#
Hay retos que no se dan por buenos solos: alguien tiene que mirarlos. Y hay contenido escrito por empleados que puede acabar reportado. Todo eso se resuelve en el mismo sitio, el Inbox, que se abre desde los iconos de la barra superior.
El Inbox tiene cuatro pestañas:
| Pestaña | Qué contiene |
|---|---|
| Todo | Todo lo pendiente, mezclado y ordenado por fecha. |
| Aprobaciones | Acciones que alguien ha marcado como hechas y esperan tu decisión. |
| Moderaciones | Comentarios y reconocimientos que se han reportado y no están publicados. |
| Notificaciones | Avisos informativos, sobre todo comentarios nuevos. No hay que decidir nada. |
Cada pestaña muestra su número al lado del nombre. Cuando no queda nada, aparece Todo al día.
El responsable entra al Inbox y ve Aprobaciones: lo de su equipo. La pestaña Moderaciones solo la ven los administradores.
Además del Inbox hay tres pantallas de apoyo en Gestiona, para cuando necesitas mirar el histórico y no solo lo pendiente: Comentarios, Aprobación de acciones con IA y Usuarios bloqueados.
Cómo se configura#
1. Decidir qué acciones necesitan aprobación#
La cola de aprobaciones no se configura desde el Inbox: se genera sola a partir de la Forma de completar de cada acción. Si eliges Aprobación del responsable, cada persona que complete esa acción crea una entrada pendiente. Ver Journeys y acciones.
Antes de lanzar un itinerario con muchas acciones de aprobación manual, avisa a los responsables. Si nadie aprueba, la acción se queda pendiente para siempre y los puntos no se abonan nunca.
2. Asegurarte de que hay quien apruebe#
Una acción de aprobación manual necesita un responsable asignado a cada persona. Si alguien no lo tiene, su solicitud no llega a la bandeja de nadie. Se comprueba en la ficha de la persona; ver Usuarios y roles.
Antes de una campaña grande, filtra el censo por responsable y busca las personas sin asignar. Es el fallo más habitual y no avisa de nada: la solicitud simplemente no aparece.
3. Revisar lo que aprueba la validación automática#
Algunas acciones se validan sin intervención humana. Esas no pasan por el Inbox, pero quedan registradas en Gestiona → Itinerarios → Aprobación de acciones con IA, que es la lista de lo que ya se ha aprobado de forma automática.
La pantalla trae Filtros generales con Filtrar por usuarios y Filtrar por Acciones, y un botón Actualizar para cargar los datos. Cada fila lleva un botón de edición que abre una ventana donde puedes revertir la decisión: marcar el registro como no válido, quitarle la aprobación o devolverlo a pendiente.
Esta pantalla no es una cola de trabajo: no hay nada esperando. Es una auditoría de lo que ya se ha decidido, para revisarlo por muestreo o cuando alguien reclama.
Cómo se usa en el día a día#
Aprobar o rechazar una acción#
Cada fila muestra la persona, el nombre y la descripción de la acción, los puntos que vale y su fecha de vencimiento. Dos botones:
- 1
Aprobar
Los puntos se abonan al momento, la acción pasa a completada en el muro de la persona y el itinerario avanza.
- 2
Rechazar
La acción vuelve al muro de la persona sin puntos. Puede volver a intentarlo.
En cuanto decides, la fila desaparece de la lista. Si la acción llevaba comentarios o adjuntos, se abre la conversación para que puedas verlos.
Rechazar no envía por sí solo una explicación al empleado. Si el motivo no es evidente, escríbeselo en el hilo de comentarios de la acción o díselo aparte: si no, volverá a enviar lo mismo.
Moderar contenido reportado#
Cuando alguien reporta un comentario o un reconocimiento, ese contenido deja de estar publicado y entra en Moderaciones. Cada fila indica de dónde viene, con una etiqueta Comentario o Reconocimiento, muestra el texto completo y el Motivo del aviso que dio quien lo reportó.
| Decisión | Qué pasa |
|---|---|
| Publicar | El contenido vuelve a verse en su sitio y el aviso se cierra. |
| No publicar | El contenido queda retirado de forma definitiva. |
Mientras nadie decide, el contenido está oculto. Un reporte sin revisar equivale a censurar por defecto: conviene vaciar esta pestaña a diario, no una vez a la semana.
Consultar el histórico de comentarios#
Gestiona → Usuarios → Comentarios muestra todos los hilos asociados a acciones, con su autor, el texto y los adjuntos (imagen, PDF o vídeo). Se puede filtrar por Usuario, por Acción o por el propio Comentario.
Sirve para reconstruir un caso: qué se envió, cuándo y quién lo revisó. Para el análisis agregado de lo que se está diciendo, ver Dashboard de comentarios.
Desbloquear una cuenta#
Una cuenta se bloquea sola tras varios intentos fallidos de acceso. Las cuentas afectadas aparecen en Gestiona → Usuarios → Usuarios bloqueados, con el número de intentos fallidos de contraseña y de código. Cada fila trae un botón Desbloquear que devuelve el acceso al momento.
Antes de desbloquear, comprueba que los intentos vienen de la persona y no de otra cosa. Un mismo empleado bloqueándose cada semana suele significar que no recuerda por qué vía entra, no que tenga mala memoria.
Preguntas frecuentes#
¿Qué pasa si el responsable de alguien se va de la empresa?
Sus aprobaciones pendientes se quedan sin destinatario efectivo. Reasigna el responsable en la ficha de cada persona afectada; a partir de ese momento las solicitudes llegan al nuevo.
Una acción vencida sigue pendiente de aprobar. ¿Se puede aprobar todavía?
Sí. El vencimiento afecta a la persona que completa, no a quien aprueba. Aunque la fecha límite haya pasado, la solicitud sigue en la bandeja y al aprobarla se abonan los puntos.
He rechazado por error. ¿Se puede deshacer?
Desde el Inbox no. La acción vuelve al muro de la persona, así que la vía limpia es pedirle que la reenvíe y aprobarla. Si ya no está disponible para ella, se puede compensar con un ajuste de puntos; ver Ajustes de puntos y canjes.
¿Puedo aprobar varias solicitudes a la vez?
No. Cada fila se decide una a una, precisamente para que se miren. Si acumulas cientos de pendientes, revisa si esa acción debería usar auto-validación en vez de aprobación manual.
¿El empleado ve quién le ha aprobado o rechazado?
Ve que su acción ha cambiado de estado. El nombre de quien decidió queda registrado en el panel, no necesariamente a la vista del empleado.
¿La validación automática puede equivocarse?
Sí, por eso existe Aprobación de acciones con IA. Revísala por muestreo las primeras semanas de cada acción nueva y, si el criterio no acierta, cambia esa acción a aprobación manual.
Límites y avisos#
- La cola no caduca ni escala sola. Nada avisa al responsable de que lleva semanas sin entrar. El seguimiento es tuyo.
- El contenido reportado permanece oculto hasta que alguien decide. No hay publicación automática por tiempo transcurrido.
- Al rechazar no hay campo de motivo en el Inbox. La explicación va por el hilo de comentarios de la acción.
- Desbloquear una cuenta no restablece la contraseña. Si la persona sigue sin recordarla, tendrá que pasar por el proceso de recuperación.
- Las decisiones quedan registradas con nombre y fecha. Trátalas como lo que son: un rastro auditable de quién validó qué.
- Algunas etiquetas de estado aún aparecen en inglés en las pantallas de gestión. No afecta al dato.