Qué es y para qué sirve#
Cada persona del programa es un usuario. Su ficha determina tres cosas: qué contenido recibe (por estructura, centro, tribu y grupos de elegibilidad), qué puede hacer (su rol) y quién la ve en su panel y le aprueba las acciones.
Cómo se configura#
1. Dar de alta#
Hay tres caminos:
Lo normal en el arranque. La carga del fichero con las personas y sus datos no se hace desde el panel: se acuerda con el equipo de WinChange. Es imprescindible que la estructura y el centro vengan con el mismo nombre o código que configuraste en la puesta en marcha, o la persona entrará sin segmentación y no recibirá contenido. Ver Altas masivas y elegibilidad.
Para incorporaciones sueltas. Se rellena la ficha a mano con Añadir persona, en Usuarios, y se le pone la contraseña con la que entrará la primera vez.
La persona se registra sola con Regístrate en la pantalla de acceso, con su correo corporativo. Solo funciona si su dominio está en los dominios permitidos de la empresa.
2. Campos de la ficha#
La ficha tiene tres bloques: los datos de la persona (Nombre, Apellidos, Email, Identificador interno, Puesto, Teléfono, Presentación y Foto), Dónde está (Estructura, que es su organización; Centro, que es su ubicación; Tribu y Grupos de elegibilidad, que admite varios) y Acceso y presupuesto (Presupuesto semanal, Puede entrar en la app y Contraseña). El detalle de cada campo está en Usuarios.
3. Roles#
| Rol | Qué puede hacer |
|---|---|
| Empleado | Completar acciones, participar, canjear puntos. |
| Responsable | Además, ver a su gente en su panel y aprobar o rechazar sus acciones. |
| Líder de tribu | Además, representar a su tribu. Ver Tribus y leads. |
| Administrador | Acceso al panel de administración del proyecto: contenido, usuarios e informes. |
El rol de administrador se da en Roles, proyecto a proyecto, y tiene efecto al momento. El de responsable no se da a mano: lo obtiene quien figure como Manager de una organización o de una ubicación, en Organizaciones y Ubicaciones. El líder se elige en la ficha de cada tribu, en Tribus.
El rol de responsable no es decorativo: si una organización o una ubicación no tiene manager, su gente no aparece en el panel de nadie, y las acciones que piden la aprobación del responsable se quedan pendientes y no suman puntos.
Qué ve el empleado#
- Acceso: en la pantalla de entrada escribe su email, su usuario o el código de 4 caracteres que le haya dado la empresa, pulsa Continuar y después pone su contraseña y pulsa Entrar.
- Primer acceso: si la diste de alta desde el panel, entra con la contraseña que le pusiste en su ficha; si se registró sola, con la que eligió al registrarse.
- Recuperar contraseña: con ¿Has olvidado tu contraseña?, que le pide su email para enviarle el enlace. Un administrador no ve la contraseña de nadie, pero sí puede sustituirla desde la ficha, en Contraseña; la persona no recibe aviso.
- Doble factor: si su cuenta lo tiene activado, además se le pide un código.
Preguntas frecuentes#
Alguien no consigue entrar. ¿Qué miro?
Por este orden: que su ficha tenga marcado Puede entrar en la app, que no esté en Usuarios bloqueados por intentos fallidos y que esté escribiendo el mismo email de su ficha. Si ha olvidado la contraseña, que use ¿Has olvidado tu contraseña?, o ponle una nueva en el campo Contraseña de su ficha.
No le llega el correo para recuperar la contraseña. ¿Qué miro?
Que la dirección de su ficha esté bien escrita y su carpeta de correo no deseado. Si el correo llegó pero el enlace ya no funciona, es que se pidió otro después: solo vale el último.
¿Qué diferencia hay entre dar de baja y borrar a una persona?
Desde el panel no se borra a nadie. Para dar de baja, desmarca Puede entrar en la app en su ficha: deja de tener acceso, pero no se borra nada de lo que hizo, y pasa al filtro De baja de Usuarios. Es lo que hay que usar cuando alguien se va.
¿Puedo cambiar el correo de alguien?
Sí, pero es su identificador de acceso: a partir de ese momento entra con el nuevo. Dos personas no pueden tener el mismo.
¿Qué pasa con los puntos de quien se va?
Se quedan en su histórico. Si vuelve a activarse, los recupera tal cual.
Límites y avisos#
- Una cuenta se bloquea sola tras varios intentos fallidos de acceso. Aparece en Usuarios bloqueados, y desde ahí Desbloquear le pone los intentos a cero y le devuelve la entrada. Ver Seguridad y trazabilidad.
- Solo vale el último enlace de recuperación. Si alguien pide dos, el primero deja de funcionar.
- Cambiar a alguien de centro o de estructura cambia quién le ve en su panel y quién le aprueba.
- Un usuario sin estructura ni centro solo recibe el contenido que va a todo el proyecto. Es la causa más común de "a esta persona no le aparece nada".