Qué es y para qué sirve#
Cada persona del programa es un usuario. Su ficha determina tres cosas: qué contenido recibe (por ubicación, unidad organizativa y tribu), qué puede hacer (su rol) y quién le aprueba las acciones.
Cómo se configura#
1. Dar de alta#
Hay tres caminos:
Lo normal en el arranque. La carga del fichero con las personas y sus datos no se hace desde el panel: se acuerda con el equipo. Es imprescindible que la ubicación y la unidad organizativa vengan con el mismo código que configuraste en la puesta en marcha, o la persona entrará sin segmentación y no recibirá contenido. Ver Altas masivas y elegibilidad.
Para incorporaciones sueltas. Se rellena la ficha a mano desde el panel.
La persona se registra sola con su correo corporativo. Solo funciona si su dominio está en los dominios permitidos de la empresa.
2. Campos de la ficha#
| Campo | Qué hace |
|---|---|
| Nombre y apellidos | Como aparece ante el resto: en el ranking, en los reconocimientos, en los comentarios. |
| Correo | Identificador de acceso. Es único. |
| Código de empleado | Tu identificador interno. Sirve para cuadrar con tus sistemas. |
| Puesto | Texto libre que se muestra en su perfil. |
| Ubicación | Su centro de trabajo. Determina qué contenido segmentado recibe y, normalmente, quién le aprueba. |
| Unidad organizativa | Su posición en el organigrama. |
| Foto | Opcional; si no la pone, se muestra su inicial. |
| Proyectos | A qué proyectos pertenece. |
| Activo | Una persona inactiva deja de acceder y desaparece de rankings y listados. |
3. Roles#
| Rol | Qué puede hacer |
|---|---|
| Empleado | Completar acciones, participar, canjear puntos. |
| Responsable | Además, aprobar o rechazar las acciones de las personas de su ubicación o unidad. |
| Lead de tribu | Además, representar a su tribu y dirigirse a ella. Ver Tribus y leads. |
| Administrador | Acceso al panel de administración: contenido, usuarios e informes. |
| Propietario | Administrador con capacidad de configurar la empresa entera. |
El rol de responsable no es decorativo: si nadie tiene ese rol sobre un grupo de personas, sus acciones de aprobación se quedan pendientes para siempre y no suman puntos.
Qué ve el empleado#
- Primer acceso: recibe un correo de invitación y establece su contraseña. Si la verificación de correo está activa, antes tiene que confirmar su dirección.
- Acceso habitual: correo y contraseña. También puede pedir un enlace de acceso directo por correo si no la recuerda.
- Recuperar contraseña: siempre desde su correo; un administrador no puede ver ni fijar la contraseña de nadie.
- Doble factor: si está activado para su cuenta, además se le pide un código.
Preguntas frecuentes#
¿Puedo reenviar la invitación?
Sí, desde la ficha de la persona. El enlace nuevo invalida el anterior.
Alguien no recibe el correo de invitación. ¿Qué miro?
Por este orden: que la dirección esté bien escrita, que su dominio esté entre los permitidos, y su carpeta de correo no deseado. Si el correo llegó pero el enlace ya no funciona, es que se pidió otro después: solo vale el último.
¿Qué diferencia hay entre desactivar y borrar a una persona?
Desactivar corta el acceso y la retira de rankings y listados, pero conserva su histórico. Es lo que hay que usar cuando alguien se va.
¿Puedo cambiar el correo de alguien?
Sí, pero es su identificador de acceso: a partir de ese momento entra con el nuevo.
¿Qué pasa con los puntos de quien se va?
Se quedan en su histórico. Si vuelve a activarse, los recupera tal cual.
Límites y avisos#
- Una cuenta se bloquea sola tras varios intentos fallidos de acceso. Los administradores reciben aviso y la desbloquean desde Usuarios bloqueados, con el botón Desbloquear. Ver Seguridad y trazabilidad.
- Solo vale el último enlace enviado. Si a alguien se le manda una invitación y después pide recuperar la contraseña, el primer enlace deja de funcionar.
- Importar una persona que ya existe actualiza su ficha, no crea otra. El correo es la clave.
- Cambiar a alguien de ubicación cambia quién le aprueba. Si tenía acciones pendientes de aprobación, pasan al responsable nuevo.
- Un usuario sin ubicación ni unidad organizativa solo recibe el contenido sin segmentar. Es la causa más común de "a esta persona no le aparece nada".