Qué es y para qué sirve#
Un journey es un recorrido con un principio y un final que le propones a un grupo de personas: una acogida, el despliegue de un nuevo modelo de tienda, una campaña de seguridad. Es la unidad con la que se cuenta el progreso. En el panel se llama Itinerario.
Dentro de un journey, el contenido se organiza en dos niveles:
- 1
Grupos de acciones
Bloques temáticos que ordenan el recorrido. Por ejemplo Bienvenida, Descubre el nuevo modelo, Ponlo en práctica.
- 2
Acciones
Los retos concretos que la persona completa. Son la principal fuente de puntos.
La jerarquía completa es: Proyecto → Itinerario → Grupo de acciones → Acción.
Un empleado puede estar en varios journeys a la vez. Su pantalla de acciones es la suma de las acciones de todos los journeys que le aplican.
Cómo se configura#
1. Crear el itinerario#
Con Añadir itinerario en Itinerarios. La ficha pide el nombre y la descripción en castellano y en inglés, una Prioridad que marca el orden frente a los demás itinerarios (es texto y se ordena alfabéticamente: usa a, b, c… o 01, 02…) y la casilla Itinerario activo: los inactivos dejan de ofrecerse en la app. Un itinerario no se borra: se desactiva.
2. Crear los grupos de acciones#
Con Añadir grupo en Grupos de Acción. Cada grupo cuelga de un itinerario (sus acciones lo heredan) y lleva nombre y descripción, una Prioridad y un Icono, que es obligatorio. Sirven para dar ritmo al recorrido: si un journey tiene más de 8-10 acciones, conviene partirlo en grupos.
En el mismo formulario, el bloque Destacar en la app pone el grupo arriba en la Home, en Destacados, con su etiqueta, sus fechas, su portada y, si quieres, un pop-up al entrar.
3. Crear las acciones#
Es donde está todo el detalle. Nueva acción en Acciones pide solo el nombre y crea un borrador; después se completa en un editor de cuatro pasos:
1. Datos básicos
Nombre y Descripción (admite texto con formato), con su versión en inglés, y el Grupo de acciones al que pertenece. El itinerario sale solo: es el del grupo.
2. Contenido
Lo que ve la persona: la Imagen de portada, una Imagen, un Vídeo, un Audio y Contenido HTML (que se puede redactar con Generar con IA). Y, como mucho, una pieza del editor de contenidos en Añadir contenido: un Test o un Juego o contenido interactivo de la Biblioteca de contenidos, una Lección, un Curso SCORM o un Protocolo. Si es un test, aquí se fija también la nota mínima, Umbral de aprobado (%), y si Se puede repetir.
3. Cómo se completa
Determina cómo se da por buena la acción. Ver Formas de completar una acción.
4. Asignación
A quién llega, sus fechas, su recompensa y las opciones avanzadas. ¿Quién recibe la acción? se elige de forma explícita: Todas las personas del proyecto o Solo las personas que cumplan estos criterios, y con la segunda se restringe por Estructura organizativa, Ubicaciones, Tribus y Grupos de elegibilidad (la persona tiene que cumplir cada lista marcada). En Recompensa van los Puntos, la Insignia (la medalla que se lleva al completarla) y el Regalo directo al completar: artículos de la tienda que la persona recibe gratis al aprobarse la acción. En Opciones avanzadas, la Prioridad, las Categorías, los prerrequisitos (Acciones que hay que completar antes), Destacar en el inicio, Acción opcional (no cuenta para el porcentaje de avance) y el Estado de la acción (inactivar o archivar).
Guardar no reparte la acción. Las asignaciones cambian con Ver cambios de asignación, que enseña a quién se añadirá o retirará antes de aplicarlo, y con las reglas de Altas y cambios de destinatarios: Nuevas altas en la plataforma, Personas que empiezan a cumplir los criterios y Personas que dejan de cumplir los criterios.
Todas las personas del proyecto significa eso: todo el proyecto. Antes de aplicar las asignaciones de una acción nueva, mira en Ver cambios de asignación cuánta gente la va a recibir.
Formas de completar una acción#
El campo La acción se completa al decide cómo se da por buena una acción. Unas formas salen siempre y otras solo si la acción tiene el contenido que les corresponde:
- Siempre: Confirmación de la persona, Aprobación del responsable, Aprobación de un administrador, Validación, Introducir un código, Acceder a un enlace, Firmar y Completar el perfil.
- Ligadas al contenido del paso 2: Superar el test, Ver el vídeo completo, Completar el juego o contenido interactivo, Completar la lección, Completar el curso SCORM y Completar el protocolo.
Algunas formas añaden campos propios:
- Validación es la validación entre compañeros: la persona pide a otras que validen su entrega. Pide Validaciones necesarias (0 = el valor por defecto, 2) y Personas a las que se puede pedir (0 = el valor por defecto, 3; nunca menos que las necesarias).
- Introducir un código pide el Código de validación que tendrá que escribir la persona, y Acceder a un enlace, el Enlace de la actividad.
- Aprobación del responsable deja marcar Permitir la aprobación automática con IA, con sus Criterios de aprobación (qué debe cumplir la entrega): si la IA aprueba la entrega, la acción se completa; si no, la revisa el responsable. Ver Aprobación de acciones con IA.
- Completar el protocolo sirve para las rutinas periódicas (una checklist de apertura, por ejemplo). Las notas que deja la gente en cada periodo se leen en Incidencias de protocolos.
El detalle de cada forma y de sus campos está en Acciones › Cómo se completa.
Tres avisos sobre cómo se comportan de verdad:
Acceder a un enlace da la acción por completada con el clic, no con lo que pase después: no comprueba que la persona llegue al destino ni que haga nada allí. Y Firmar es un botón de un clic: no se dibuja ni se guarda ninguna firma. Sirve como gesto de conformidad, no como prueba documental.
En Aprobación del responsable, si nadie aprueba, la acción se queda pendiente y no suma puntos. Antes de lanzar un journey con muchas acciones de este tipo, comprueba que cada organización y cada ubicación tiene Manager y avísales de que van a recibir cola. Ver Aprobaciones y moderación.
Bien elegido, el método hace casi todo el trabajo. Es la decisión que más cambia el resultado de una acción, y la que más se decide por inercia. Mandar a revisión algo que podría autovalidarse crea una cola que nadie atiende; autovalidar algo que importa de verdad convierte el reto en un botón.
Fechas fijas o dinámicas#
Hay dos formas de decidir cuándo se activa y cuándo vence una acción. Se cambia de una a otra con la casilla Fechas relativas a la asignación, en el paso de asignación:
Una Fecha de inicio y una Fecha límite iguales para todo el mundo y, si quieres, Mostrar a partir del día.
Es lo adecuado para campañas: un despliegue, una semana de la seguridad, un lanzamiento. Todo el mundo va a la vez.
Las fechas cuentan desde que a cada persona se le asigna la acción: Días hasta poder empezar y Días de plazo. Por ejemplo: se puede empezar el día 0 y vence a los 7 días.
Es lo adecuado para procesos continuos, sobre todo la acogida: cada nueva incorporación recorre el mismo camino desde que se le asigna.
Prerrequisitos#
Un prerrequisito hace que una acción permanezca bloqueada hasta que se complete otra. Sirve para forzar un orden real, no solo visual: ver el vídeo antes de hacer el test, firmar antes de operar.
El orden de los grupos y las acciones ya sugiere una secuencia. Usa prerrequisitos solo cuando saltarse el orden sea un problema de verdad; si no, generan bloqueos que acaban en tickets de soporte.
Retos de equipo#
Para convertir una acción en un objetivo colectivo, crea un reto de equipo encima, en Retos de equipo: eliges la acción, cuánta gente del equipo tiene que completarla (todo el equipo, un porcentaje…), un Multiplicador de puntos para quien la completó si el equipo lo consigue, una fecha Hasta y quién forma el equipo (unidades, ubicaciones, tribus o grupos; entra quien cumpla cualquiera de los criterios). El equipo se fija al ponerlo en marcha, y cada persona ve en la Home cuántos lo han completado.
Qué ve el empleado#
- En Acciones, las acciones que le aplican hoy, agrupadas por itinerario y por grupo, con los filtros Todas, Pendientes y Completadas, el avance de cada itinerario y los puntos en juego.
- En la Home, sus acciones activas y, en Destacados, los grupos y las acciones destacadas.
- En cada acción: la descripción, los puntos que vale, la fecha límite y lo que tiene que hacer para completarla.
- Las acciones bloqueadas por prerrequisito indican qué falta para desbloquearlas.
- Al completar, los puntos se suman a su saldo y el progreso del itinerario avanza.
- Si el método es Aprobación del responsable o Aprobación de un administrador, la acción pasa a revisión y los puntos no se abonan hasta que se aprueba.
Preguntas frecuentes#
¿Puedo añadir acciones a un journey ya lanzado?
Sí. Cuando la publicas y aplicas los cambios de asignación, aparece a las personas a las que aplique, sin afectar a su progreso anterior. Ten en cuenta que el porcentaje de avance bajará, porque el total de acciones aumenta, salvo que la marques como Acción opcional.
¿Qué pasa si cambio los puntos de una acción ya completada?
Los puntos ya abonados no se recalculan. El cambio solo afecta a quien la complete a partir de ese momento.
¿Puedo borrar una acción?
El listado de Acciones tiene Eliminar, pero para retirar una acción que ya se ha usado lo habitual es Inactivar (deja de mostrarse temporalmente) o Archivar (sale del listado habitual). En los dos casos el histórico se conserva.
¿Puedo hacer que una acción llegue solo a una tienda o a un departamento?
Sí, con Solo las personas que cumplan estos criterios. Si combinas varias listas (por ejemplo ubicación y tribu), la persona tiene que cumplir todas para recibirla.
¿Cómo regalo un artículo de la tienda al completar una acción?
Márcalo en Regalo directo al completar, en el paso de asignación: al aprobarse la acción, la persona recibe un pedido de ese artículo a 0 puntos, aunque no quede stock. Si lo que quieres es que la acción solo desbloquee la compra (pagando su precio), no lo marques ahí: ponlo en el artículo, en Acciones necesarias. Ver Tienda y canjes.
Límites y avisos#
- Un itinerario desactivado deja de ofrecerse en la app. El progreso se conserva y reaparece si vuelves a activarlo.
- Las fechas dinámicas cuentan desde la asignación, no desde el alta. Si a alguien se le asigna la acción semanas después de entrar, su plazo empieza entonces.
- Los prerrequisitos no pueden formar un ciclo. Si A depende de B y B de A, ambas quedan bloqueadas de forma permanente.
- La segmentación no sigue sola a las personas. Si alguien cambia de tienda o de tribu, su lista de acciones solo cambia si la acción tiene marcadas las reglas Personas que empiezan a cumplir los criterios o Personas que dejan de cumplir los criterios, y no al instante: la asignación se actualiza de forma periódica.
- El regalo directo no mira el stock. Si el artículo no tiene unidades, el stock se queda en negativo.
- Los textos van en castellano y en inglés, en campos separados. En los itinerarios, si falta el nombre en castellano la app muestra el inglés; rellena los dos si tienes gente con la app en cada idioma.