Journeys y acciones · Documentación de WinChange

Qué es y para qué sirve#

Un journey es un recorrido con un principio y un final que le propones a un grupo de personas: una acogida, el despliegue de un nuevo modelo de tienda, una campaña de seguridad. Es la unidad con la que se cuenta el progreso.

Dentro de un journey, el contenido se organiza en dos niveles:

1
Grupos de acciones
Bloques temáticos que ordenan el recorrido. Por ejemplo Bienvenida y a bordo, Descubre el nuevo modelo, Ponlo en práctica.
2
Acciones
Los retos concretos que la persona completa. Son lo único que da puntos.

La jerarquía completa es: Proyecto → Journey → Grupo de acciones → Acción.

Un empleado puede estar en varios journeys a la vez. Su muro de retos es la suma de las acciones de todos los journeys que le aplican.

Cómo se configura#

1. Crear el journey#

Campo	Qué hace
Nombre	Título visible en la app. Se rellena en cada idioma activo del proyecto.
Descripción	Explica el objetivo del recorrido. Aparece en la cabecera del journey.
Imagen	Portada del journey. Recomendado 1200×600 px.
Orden	Posición del journey frente a los demás.
Activo	Si está desactivado, el journey y todas sus acciones desaparecen de la app.

2. Crear los grupos de acciones#

Cada grupo cuelga de un journey y solo necesita nombre, descripción y orden. Sirven para dar ritmo al recorrido: si un journey tiene más de 8-10 acciones, conviene partirlo en grupos.

3. Crear las acciones#

Es donde está todo el detalle. Los campos esenciales:

Contenido

Nombre, descripción (admite texto con formato), imagen o vídeo de cabecera y, opcionalmente, un enlace externo si el reto se completa en otra herramienta.

Puntos

Los puntos que suma la persona al completar la acción. Es el único campo que alimenta el ranking y el saldo de la tienda.

Forma de completar

Determina cómo se da por buena la acción. Ver la tabla siguiente.

Fechas

Fecha de inicio y fecha límite, fijas o dinámicas. Ver Fechas fijas o dinámicas.

Segmentación

Permite restringir la acción a una ubicación, una unidad de la estructura organizativa, una tribu o un grupo de elegibilidad. Si se deja vacío, la acción llega a todas las personas del proyecto.

Prerrequisitos

Una o varias acciones que hay que completar antes de que ésta se desbloquee.

Formas de completar una acción#

El campo Forma de completar decide cómo se da por buena una acción. Hay diez opciones, y el formulario solo te muestra los campos que hace falta rellenar en cada caso.

Forma de completar	Qué tiene que hacer la persona	Cuándo usarla
Marcar para completar	Pulsa un botón y la acción queda aprobada al instante.	Retos de bajo riesgo y mucho volumen: rellenar el perfil, descargar la app, leer algo.
Aprobación	La envía a revisión y queda pendiente hasta que su responsable decida.	Cuando hay evidencia que valorar, o el reto es la parte visible de un comportamiento real.
Admin	Nada: no ve ningún botón. La marca un administrador desde el detalle del registro.	Reconocer algo que ocurre fuera de la app y consta por otra vía.
Terminar vídeo	Ver el vídeo hasta el final.	Formación breve y comunicación de dirección.
Test	Superar la nota de corte del test asociado.	Cuando hay que acreditar comprensión, no solo exposición.
Contraseña	Teclear un código que le facilitas tú.	Asistencia a algo presencial: das el código en la sala y solo lo tiene quien estuvo.
Link externo	Pulsar el botón que abre el enlace.	Llevar tráfico a otra herramienta: intranet, formulario, plataforma de formación.
Acción compartida	Publicar su aportación, con comentario y adjuntos. Un moderador la aprueba o la rechaza.	Cuando lo valioso es lo que aporta y que los demás lo vean.
Firma	Pulsar un botón rotulado Firmar.	Dejar constancia de una conformidad: un código ético, una política leída.
Bio	Rellenar su ficha personal en Preferencias.	Completar el perfil al arrancar el programa.

Tres avisos sobre cómo se comportan de verdad:

Link externo da la acción por completada con el clic, no con lo que pase después. Abre el enlace y suma los puntos: no comprueba que la persona llegue al destino, ni que haga nada allí. Si necesitas constancia de que se completó algo al otro lado, este método no te la da.

Firma no captura ninguna firma. Es el mismo botón de un clic que Marcar para completar, solo que rotulado Firmar: no se dibuja nada en pantalla ni se guarda ningún trazo. Sirve como gesto de conformidad, no como prueba documental. Si tu área legal necesita una firma con valor probatorio, esto no lo es.

En Aprobación, si nadie aprueba, la acción se queda pendiente para siempre y no suma puntos. Antes de lanzar un journey con muchas acciones de este tipo, avisa a los responsables de que van a recibir cola. Ver Aprobaciones y moderación.

Algunos métodos añaden campos propios: Contraseña pide el código, Link externo la dirección, y Test la nota de corte y si se permite repetirlo tras un suspenso.

Bien elegido, el método hace casi todo el trabajo. Es la decisión que más cambia el resultado de una acción, y la que más se decide por inercia. Mandar a revisión algo que podría autovalidarse crea una cola que nadie atiende; autovalidar algo que importa de verdad convierte el reto en un botón.

Fechas fijas o dinámicas#

Hay dos formas de decidir cuándo se activa y cuándo vence una acción:

Un día de inicio y un día límite iguales para todo el mundo.

Es lo adecuado para campañas: un despliegue, una semana de la seguridad, un lanzamiento. Todo el mundo va a la vez.

Prerrequisitos#

Un prerrequisito hace que una acción permanezca bloqueada hasta que se complete otra. Sirve para forzar un orden real, no solo visual: ver el vídeo antes de hacer el test, firmar antes de operar.

El orden de los grupos y las acciones ya sugiere una secuencia. Usa prerrequisitos solo cuando saltarse el orden sea un problema de verdad; si no, generan bloqueos que acaban en tickets de soporte.

Qué ve el empleado#

En su muro de retos, las acciones que le aplican hoy, agrupadas por journey y ordenadas por grupo.
En cada acción: la descripción, los puntos que vale, la fecha límite y lo que tiene que hacer para completarla.
Las acciones bloqueadas por prerrequisito se ven, pero indican qué falta para desbloquearlas.
Al completar, los puntos se suman a su saldo y el progreso del journey avanza.
Si el método es aprobación del responsable, la acción pasa a pendiente de aprobación y los puntos no se abonan hasta que se aprueba.

Preguntas frecuentes#

¿Puedo añadir acciones a un journey ya lanzado?

Sí. La acción nueva aparece en el muro de todas las personas a las que aplique, sin afectar a su progreso anterior. Ten en cuenta que el porcentaje de finalización del journey bajará, porque el total de acciones aumenta.

¿Qué pasa si cambio los puntos de una acción ya completada?

Los puntos ya abonados no se recalculan. El cambio solo afecta a quien la complete a partir de ese momento.

¿Puedo borrar una acción?

Se desaconseja si ya tiene progreso: perderías el histórico. Desactívala o archívala en su lugar; deja de mostrarse y el histórico se conserva.

¿Una acción rechazada se puede volver a intentar?

Sí. Al rechazarla, el responsable indica el motivo y la acción vuelve al muro de la persona.

¿Puedo hacer que una acción llegue solo a una tienda o a un departamento?

Sí, con los campos de segmentación. Si combinas varios (por ejemplo ubicación y tribu), la persona tiene que cumplir todos para recibirla.

Límites y avisos#

Un journey desactivado retira sus acciones de la app, incluidas las que estaban a medias. El progreso se conserva y reaparece si vuelves a activarlo.
Las fechas dinámicas dependen de que la fecha de alta de cada persona sea correcta. Si se importan usuarios sin ese dato, sus acciones no se activarán cuando toca.
Los prerrequisitos no pueden formar un ciclo. Si A depende de B y B de A, ambas quedan bloqueadas de forma permanente.
La segmentación se evalúa de forma continua: si una persona cambia de tienda o de tribu, su muro de retos cambia con ella.
Cada idioma activo del proyecto necesita su texto. Un campo sin traducir se muestra vacío a quien tenga ese idioma, no cae al idioma por defecto.