Qué es y para qué sirve#
Dar de alta a una persona es fácil. Dar de alta a seiscientas el mismo lunes no lo es, y el problema casi nunca es crear las cuentas: es que cada una entre con su ubicación, su unidad organizativa y su grupo correctos. Una ficha incompleta no da error en ninguna parte; simplemente esa persona abre la app y no ve casi nada.
Esta página cubre el detalle operativo del arranque. Los caminos de alta y los campos de la ficha están en Usuarios y accesos.
Antes de dar de alta a nadie, la estructura tiene que existir: ubicaciones y unidades organizativas creadas y con su código definitivo. Si llegan personas con códigos que aún no existen, entran sin segmentación y hay que repasarlas una a una. Ver Puesta en marcha.
Cómo se configura#
1. Preparar la lista de correos previstos#
Es una lista de las direcciones que esperas, hecha antes de que la gente entre. No crea cuentas: sirve para tener el censo previsto en un sitio y ver luego quién ha entrado y quién no.
- 1
Añade la fila
Añadir nuevo crea una fila vacía al final de la lista.
- 2
Escribe el correo
La tabla se edita en la propia celda: haces clic en Email, escribes y sales de la celda. El cambio se guarda solo.
- 3
Controla el estado
La columna de estado activo te permite retirar a alguien de la previsión sin borrar la fila.
| Columna | Qué es |
|---|---|
| ID | Número de la fila. No se toca. |
| La dirección prevista. Es el único dato que rellenas tú. | |
| Client ID | Se rellena sola en cuanto esa persona se registra. Vacía significa "todavía no ha entrado". |
Esa columna que se rellena sola es la utilidad real de la pantalla: ordénala y tienes, sin pedir informes a nadie, la lista de quién falta por entrar.
Estar en esta lista no da acceso por sí solo. Quién puede registrarse se decide por los dominios permitidos de la empresa.
2. Dar de alta en bloque#
En la pantalla de asignaciones de usuarios trabajas sobre una tabla con Name, Email, Status, Country, Organisation Hierarchy y Client ID, editable celda a celda.
El botón + Add new users añade una ficha vacía al proyecto y te deja rellenarla ahí mismo, sin abrir un formulario. Es el camino rápido cuando entran diez o quince personas de golpe y ya sabes sus datos.
Cada pulsación de + Add new users crea una ficha real, aunque la dejes vacía. Si pulsas de más te quedan fichas sin correo en el listado, y hay que ir a limpiarlas.
Para volúmenes mayores, la carga se prepara en un fichero fuera del panel y no se lanza desde estas pantallas.
3. Grupos de elegibilidad#
Un grupo de elegibilidad es una etiqueta que agrupa personas por un criterio tuyo que no está en el organigrama ni en el mapa de centros: un colectivo, una oleada de despliegue, un perfil profesional, un equipo de un programa concreto.
Sirve para lo mismo que la ubicación o la unidad: restringir a quién le llega una acción. La diferencia es que lo defines tú, con la lógica que necesites.
- Se asigna desde la ficha de la persona, en el campo Grupo de Elegibilidad.
- Admite varios por persona: alguien puede pertenecer a dos colectivos a la vez.
- El campo solo aparece en los proyectos configurados para usar grupos de elegibilidad. Si no lo ves en la ficha, tu proyecto no los tiene activados.
Los grupos de elegibilidad no se crean desde el panel. La entrada Grupos de Elegibilidad del menú lleva al listado de personas, no a un editor de grupos: para dar de alta un grupo nuevo hay que pedirlo.
4. Repaso antes de abrir la app#
- 1
Códigos que cuadran
Ubicación y unidad organizativa de cada persona, con el mismo código que configuraste. Es el fallo número uno.
- 2
Responsables en su sitio
Alguien con rol de responsable sobre cada grupo de personas, o las acciones de aprobación se quedarán colgadas.
- 3
Una prueba real
Da de alta a dos o tres personas de perfiles distintos y entra con ellas antes de abrir a todo el mundo. Es la única forma de ver lo que van a ver.
Qué pasa después#
- El empleado no ve ninguna de estas pantallas. Son solo de administración.
- Aparecer en la lista de correos previstos no crea la cuenta. La cuenta nace cuando la persona se registra o cuando la das de alta tú.
- En cuanto la ficha existe y está activa, la persona entra en el reparto de contenido: recibe las acciones que le corresponden por su segmentación, y las que no llevan segmentación las recibe siempre.
- Cuando alguien se registra, su fila de la lista de previstos queda enlazada con su ficha. Ahí es donde ves el avance de la campaña de alta.
- Corregir la ubicación de alguien después cambia lo que ve, y también quién le aprueba. No es un cambio menor a mitad de programa.
Preguntas frecuentes#
¿Tengo que meter a la gente en la lista de previstos si luego los voy a dar de alta yo?
No. Son dos cosas independientes. La lista es un censo de control; el alta es lo que crea la cuenta.
¿Qué pasa si el mismo correo aparece dos veces en la lista de previstos?
Nada lo impide, pero solo una de las dos filas quedará enlazada cuando esa persona se registre. La otra se queda vacía para siempre y ensucia el recuento.
¿Puedo borrar una fila de la lista de previstos?
Lo previsto es desactivarla, no borrarla: así conservas el rastro de que esa persona estaba prevista y no entró.
He escrito en la columna Client ID y no se ha guardado.
Es correcto: esa columna es informativa y la rellena el sistema. Los únicos datos que guardas tú en esa tabla son el correo y el estado.
¿Los grupos de elegibilidad sustituyen a la ubicación?
No, se suman. Si una acción está segmentada por ubicación y por grupo, la persona tiene que cumplir las dos condiciones para recibirla.
¿Puedo cambiar a mucha gente de grupo de golpe?
No hay una acción masiva para eso: el grupo se toca ficha a ficha. Si la reasignación es grande, es un cambio que conviene pedir, no hacer a mano.
Doy de alta a alguien a mitad de un journey. ¿Qué recibe?
Las acciones que estén vigentes para su segmentación. Si el journey usa fechas dinámicas, empieza por el principio desde su propia fecha; si usa fechas fijas, se incorpora al punto en el que va el resto.
Límites y avisos#
- Ninguna de estas pantallas valida los datos que escribes. Un correo mal escrito o un código inexistente se guardan igual; el problema aparece días después, cuando alguien dice que no ve nada.
- Las fichas que crea el botón de alta rápida nacen vacías. Si dejas una a medias, queda en el listado como una persona sin correo.
- Los grupos de elegibilidad no se crean ni se editan desde el panel, y el campo solo es visible en los proyectos preparados para ello.
- La segmentación por grupo se evalúa igual que las demás: quitarle el grupo a alguien le retira de inmediato el contenido asociado.
- Un alta a mitad de campaña no recupera lo vencido. Las acciones con fecha límite ya pasada no vuelven a aparecer.
- Empieza siempre por un lote pequeño. Cargar seiscientas fichas con un código mal puesto cuesta mucho más de deshacer que de comprobar antes.