Qué es y para qué sirve#
Dar de alta a una persona es fácil. Dar de alta a seiscientas el mismo lunes no lo es, y el problema casi nunca es crear las cuentas: es que cada una entre con su ubicación, su unidad organizativa y su grupo correctos. Una ficha incompleta no da error en ninguna parte; simplemente esa persona abre la app y no ve casi nada.
Esta página cubre el detalle operativo del arranque. Los caminos de alta y los campos de la ficha están en Usuarios y accesos.
Antes de dar de alta a nadie, la estructura tiene que existir: ubicaciones y unidades organizativas creadas y con su código definitivo. Si llegan personas con códigos que aún no existen, entran sin segmentación y hay que repasarlas una a una. Ver Puesta en marcha.
Cómo se configura#
1. Preparar la lista de correos previstos#
Es una lista de las direcciones que esperas, hecha antes de que la gente entre. No crea cuentas: sirve para tener el censo previsto en un sitio y ver luego quién ha entrado y quién no.
Se lleva en Pre-usuarios (la pantalla se titula Altas previstas): cada dirección se añade con Añadir correo, y la lista te dice de cada una su situación: Sin registrar, Registrado, Desactivado o Sin rellenar. El correo tiene que ser exactamente el que la persona va a usar para registrarse.
Esa es la utilidad real de la pantalla: en Situación, elige Sin registrar y tienes, sin pedir informes a nadie, la lista de quién falta por entrar.
Estar en esta lista no da acceso por sí solo. Quién puede registrarse se decide por los dominios permitidos de la empresa.
2. Dar de alta en bloque#
Cuando entran diez o quince personas de golpe y ya sabes sus datos, dalas de alta una a una con Añadir persona en Usuarios: cada ficha pide como mínimo Nombre, Email y Contraseña, y ahí mismo eliges su Estructura, su Centro, su Tribu y sus Grupos de elegibilidad.
Para volúmenes mayores, la carga de personas se prepara en un fichero con el equipo de WinChange: el panel no tiene carga de personas desde fichero. Lo que sí se carga desde Excel son las ubicaciones y las organizaciones, con Descargar Excel y Subir Excel en Ubicaciones y Organizaciones: así dejas la estructura lista, con sus códigos, antes de la carga.
3. Grupos de elegibilidad#
Un grupo de elegibilidad es una etiqueta que agrupa personas por un criterio tuyo que no está en el organigrama ni en el mapa de centros: un colectivo, una oleada de despliegue, un perfil profesional, un equipo de un programa concreto.
Sirve para lo mismo que la ubicación o la unidad: decidir a quién llegan acciones, cuestionarios y retos de equipo. La diferencia es que lo defines tú, con la lógica que necesites.
- Se crean en Grupos de Elegibilidad, con Añadir grupo: Nombre, Descripción (solo la ven los administradores), Grupo activo y, en Personas del grupo, las personas que lo forman, con un buscador por nombre o correo.
- También se asignan desde la ficha de la persona, en Grupos de elegibilidad.
- Admite varios por persona: alguien puede pertenecer a dos colectivos a la vez.
- La lista te dice cuántas personas tiene cada grupo y dónde se usa. Un grupo que no se usa se puede borrar con Borrar (no se puede deshacer); uno que ya se usa no: se desactiva, conserva lo que tiene asignado y deja de poder añadirse a nuevas acciones, cuestionarios, retos o personas.
4. Repaso antes de abrir la app#
- 1
Códigos que cuadran
Ubicación y unidad organizativa de cada persona, con el mismo código que configuraste. Es el fallo número uno.
- 2
Responsables en su sitio
Un Manager en cada organización y cada ubicación, o esa gente no aparecerá en el panel de nadie y las acciones de aprobación se quedarán colgadas.
- 3
Una prueba real
Da de alta a dos o tres personas de perfiles distintos y entra con ellas antes de abrir a todo el mundo. Es la única forma de ver lo que van a ver.
Qué pasa después#
- El empleado no ve ninguna de estas pantallas. Son solo de administración.
- Aparecer en la lista de correos previstos no crea la cuenta. La cuenta nace cuando la persona se registra o cuando la das de alta tú.
- En cuanto la ficha existe y está activa, la persona entra en el reparto de contenido: recibe las acciones que le corresponden por su segmentación, siempre que esas acciones tengan marcada la regla Nuevas altas en la plataforma en su paso de asignación.
- Cuando alguien se registra, su fila de la lista de previstos pasa a Registrado. Ahí es donde ves el avance de la campaña de alta.
- Corregir la ubicación de alguien después cambia lo que ve, y también quién le aprueba. No es un cambio menor a mitad de programa.
Preguntas frecuentes#
¿Tengo que meter a la gente en la lista de previstos si luego los voy a dar de alta yo?
No. Son dos cosas independientes. La lista es un censo de control; el alta es lo que crea la cuenta.
¿Qué pasa si el mismo correo aparece dos veces en la lista de previstos?
Nada lo impide, pero ensucia el recuento. Con el botón Repetidos de Pre-usuarios los localizas.
He desmarcado Activo en un correo previsto. ¿Ya no puede entrar?
Sí puede. Esa casilla no bloquea nada: ni impide registrarse ni quita el acceso a quien ya tiene cuenta. Para cortar el acceso a alguien, desmarca Puede entrar en la app en su ficha, en Usuarios.
¿Los grupos de elegibilidad sustituyen a la ubicación?
No, se suman. Si una acción está segmentada por ubicación y por grupo, la persona tiene que cumplir las dos condiciones para recibirla. Ojo, en los retos de equipo es al revés: entra en el equipo quien cumpla cualquiera de los criterios marcados.
¿Puedo cambiar a mucha gente de grupo de golpe?
Sí, desde la ficha del grupo en Grupos de Elegibilidad: en Personas del grupo marcas o desmarcas a cada persona sin abrir su ficha.
Doy de alta a alguien a mitad de un journey. ¿Qué recibe?
Las acciones vigentes para su segmentación que tengan marcada la regla Nuevas altas en la plataforma. Si usan fechas relativas a la asignación, empieza por el principio desde su propia fecha; si usan fechas fijas, se incorpora al punto en el que va el resto.
Límites y avisos#
- Un correo mal escrito en la lista de previstos no da error. Se guarda igual y esa fila nunca pasa a Registrado; el problema aparece días después, cuando alguien dice que no ve nada.
- Un grupo en uso no se puede borrar. Para retirarlo, desactívalo: lo que ya tiene asignado se queda. Borrar un grupo sin uso no se puede deshacer.
- Cambiar quién está en un grupo no reparte acciones al momento. Lo avisa la propia ficha del grupo.
- Un alta a mitad de campaña no recupera lo vencido. Las acciones con fecha límite ya pasada no vuelven a aparecer.
- Empieza siempre por un lote pequeño. Cargar seiscientas fichas con un código mal puesto cuesta mucho más de deshacer que de comprobar antes.