Qué es y para qué sirve#
Los puntos se generan solos: por completar acciones, por contestar encuestas, por recibir reconocimiento. Pero de vez en cuando hay que meter mano: una acción que se rechazó por error, un premio que nunca llegó, una carga de datos que duplicó movimientos.
Para eso hay dos pantallas:
Puntos de Usuario
En Gestiona → Usuarios. El histórico de movimientos de una persona, movimiento a movimiento, y donde se corrige.
Pedidos
En Gestiona → Recompensas. La cola de canjes desde que se piden hasta que se entregan.
Puntos ganados y saldo no son lo mismo. Los puntos ganados son el histórico acumulado y alimentan el ranking; el saldo es lo que queda tras gastar en la tienda. Ver Conceptos.
Cómo se configura#
Corregir los puntos de una persona#
- 1
Elegir a la persona
En Filtros generales, selecciona el usuario y pulsa Generar Datos. Hasta que no lo pulsas, la pantalla está vacía.
- 2
Localizar el movimiento
Aparece su historial completo ordenado por fecha. La columna de motivo indica de dónde viene cada línea: una acción, una compra en la tienda, una encuesta o un reconocimiento entre compañeros.
- 3
Corregir la línea
Se pueden editar tres cosas: la cantidad, si el movimiento es válido y las notas. El cambio se guarda al momento, sin botón de guardar.
- 4
Dejar constancia
Escribe siempre en las notas por qué has tocado esa línea, con fecha y motivo. Es lo único que explicará el cambio dentro de seis meses.
Cuando hay un error en los puntos, se corrige la línea equivocada, no se compensa con un movimiento nuevo. Un apunte de compensación deja dos líneas contradictorias en el histórico y hace ilegible el registro de la persona.
Si un movimiento no debería haber existido nunca, márcalo como no válido en lugar de ponerlo a cero: así se sabe que estuvo ahí y que se anuló.
El botón Descargar exporta el historial de esa persona a un fichero. Descárgalo antes de tocar nada: si te lías, sabes exactamente cómo estaba.
Cuándo tocar los puntos a mano#
| Situación | Qué hacer |
|---|---|
| Una acción se rechazó por error y ya no está disponible | Corregir la cantidad de esa línea, o crear la corrección con nota explicativa. |
| Una carga de datos duplicó movimientos | Marcar como no válidas las líneas duplicadas. |
| Un premio no llegó y hay que devolver el saldo | Anular la línea del canje y cancelar el pedido. |
| Reconocer algo fuera del programa | Mejor no. Crea una acción para ello; así queda igual para todos. |
Todo ajuste manual descuadra la analítica: los puntos aparecen sin acción que los explique. Úsalo para corregir errores, nunca como atajo para premiar.
Cómo se usa en el día a día#
Seguir los pedidos de la tienda#
Cuando alguien canjea un premio, el saldo se descuenta en ese momento, no al entregar. El pedido entra en Pedidos y ahí vive hasta que se cierra.
Cada fila muestra quién lo pidió, desde qué ubicación, qué artículo y la Fecha de pedido. Se gestionan tres campos:
Estado
Un desplegable con la situación del pedido: pendiente, en curso, enviado, recibido o cancelado. Es lo que ve la persona cuando consulta su canje.
Notas
Texto libre para lo que necesites: número de seguimiento, incidencias, a quién se le entregó en mano.
Cancelado
Marca el pedido como cancelado. Úsalo cuando el premio no se va a entregar.
Cada cambio se guarda al momento y la lista se recarga.
Cancelar un pedido no devuelve el saldo por sí solo. Si el premio no se entrega, hay que anular además el movimiento de puntos del canje en Puntos de Usuario. Si no, la persona se queda sin premio y sin puntos.
Ver Tienda y recompensas.
Vigilar el presupuesto#
En Analiza → Seguimiento de Puntos → Panel Financiero está la foto económica del programa. Trae Filtros generales con Filtrar por Organización y Filtrar por Ubicación, y un botón Refrescar Datos.
En Vista general se ven seis cifras, cada una en puntos y en su equivalente en dinero:
| Indicador | Qué significa |
|---|---|
| Presupuesto Total | Lo que hay asignado al programa. |
| Pto. Real YTD | La parte del presupuesto correspondiente a lo que va de año. |
| Pto. Perdido | Presupuesto del periodo que no se ha llegado a usar. |
| Comprometido YTD | Puntos ya ganados por la gente y todavía sin gastar. |
| Gastado YTD | Puntos ya canjeados en la tienda. |
| Disponible | Lo que queda por asignar. |
Comprometido es una deuda, no un sobrante. Son puntos que la gente ya tiene y que puede gastar cualquier día. Si solo miras Gastado, subestimas el coste real del programa.
Ver Analítica.
Preguntas frecuentes#
Si corrijo puntos, ¿cambia el ranking?
Sí. El ranking se calcula sobre los puntos ganados, así que corregir una línea mueve la posición de esa persona. El canje de premios no: gastar saldo nunca baja el ranking.
¿Puedo dar puntos a un grupo entero de una vez?
No desde esta pantalla, que trabaja persona a persona. Para repartir puntos a un colectivo, crea una acción segmentada a ese grupo: es más rápido, queda explicado y aparece en la analítica.
¿Se puede dejar el saldo de alguien en negativo?
Puedes escribir cualquier cantidad, incluida una que deje el saldo bajo cero. Evítalo: la app muestra ese número tal cual y la persona no entiende qué ha pasado. Anula el movimiento sobrante en su lugar.
Alguien dice que le faltan puntos. ¿Por dónde empiezo?
Abre su historial en Puntos de Usuario y busca la fecha del reto que reclama. O la línea no existe (la acción no se llegó a aprobar) o está marcada como no válida (alguien la anuló y debería haber una nota). Casi siempre es lo primero.
¿Qué pasa con los puntos de alguien que se va de la empresa?
Se quedan en su historial. Si tenía canjes en curso, decide si se entregan o se cancelan antes de dar de baja la cuenta.
¿El empleado ve las notas que escribo en un movimiento?
No. Las notas son para el equipo que gestiona el programa. Lo que la persona ve es la cantidad y el motivo del movimiento.
Límites y avisos#
- Los cambios se guardan al instante y no hay deshacer. Descarga el historial antes de tocar una ficha con muchos movimientos.
- Se corrige la línea equivocada; no se compensa con un apunte nuevo. Es la regla del equipo y evita históricos ilegibles.
- Un ajuste manual no genera aviso a la persona. Si el cambio le afecta, comunícaselo tú.
- Cancelar un pedido y devolver el saldo son dos acciones distintas. Hacer solo una deja a la persona a medias.
- El saldo se descuenta al canjear, no al entregar. Un pedido parado semanas es saldo ya gastado sin nada a cambio.
- Sin responsable de la tienda, los pedidos se acumulan sin que nadie los vea. Asigna a alguien la revisión de la cola.
- Los ajustes manuales no cuadran con la analítica de acciones. Si haces muchos, los cuadros de mando dejan de explicar de dónde salen los puntos.