Qué es y para qué sirve#
Esta página es para quien tiene que responder a la pregunta "¿quién ha entrado, desde dónde y qué pasó cuando no pudo entrar?". Normalmente, el área de sistemas o de cumplimiento del cliente.
WinChange controla el acceso en cuatro capas que actúan a la vez:
| Capa | Qué impide |
|---|---|
| Dominios permitidos | Que alguien de fuera de la organización cree una cuenta. |
| Verificación de la cuenta | Que se use una cuenta cuya dirección de correo no se ha confirmado. |
| Bloqueo por intentos fallidos | Que se pruebe contraseña tras contraseña hasta acertar. |
| Doble factor | Que baste con la contraseña para entrar. |
Y por debajo, todo intento de acceso queda registrado, haya salido bien o mal.
Esta página mira el acceso desde el lado del administrador. Lo que ve y hace la persona al entrar (invitación, contraseña, enlace de acceso directo) está en Usuarios y accesos.
Cómo se configura#
1. Dominios permitidos#
Es la lista de dominios de correo con los que se puede crear una cuenta por auto-registro. Cualquier dirección fuera de esa lista recibe "Dominio de email no válido." y no llega a crearse ninguna cuenta.
La lista se edita en Configuración de la empresa, bloque Dominios permitidos: un dominio por línea, sin arroba, y se guarda con Guardar dominios. Si la dejas vacía, no se restringe por dominio.
Cuando la organización incorpore un dominio nuevo (una filial, una marca, un cambio de correo corporativo), añádelo antes de que nadie intente registrarse. Y no vacíes la lista sin querer: vacía significa que cualquiera puede registrarse.
Al registrarse, la contraseña tiene que cumplir un mínimo: al menos 8 caracteres, con una mayúscula, una minúscula y un número. La cuenta se crea sin verificar y la persona recibe un correo para confirmar su dirección; hasta que no lo hace, no puede entrar.
2. Bloqueo de cuentas y desbloqueo#
Cada contraseña fallida suma un intento, y el mensaje de error le dice a la persona cuántos le quedan ("Credenciales no válidas. Intentos restantes: N"). Al agotarlos, la cuenta se bloquea y los administradores reciben aviso automáticamente. Un acceso correcto pone el contador a cero.
Quien se bloquea por contraseña puede desbloquearse sola: el mensaje de bloqueo le invita a pedir una contraseña nueva con recuperar, y al cambiarla vuelve a tener acceso.
El doble factor tiene su propio contador: cinco códigos fallidos también bloquean la cuenta, con el mismo aviso a los administradores. Ese bloqueo no se levanta recuperando la contraseña: la persona ve "Cuenta bloqueada. Contacta con el administrador." y tiene que desbloquearla un administrador.
Las cuentas bloqueadas ahora mismo están en Usuarios bloqueados (Gestiona › Seguridad, una pantalla titulada Accesos bloqueados). Desbloquear pone los intentos a cero y le devuelve el acceso a la persona; no cambia su contraseña.
Antes de desbloquear, mira el motivo en Accesos e intentos de acceso. Muchas Contraseña incorrecta suele ser una contraseña olvidada. Muchos Código incorrecto con la contraseña acertada es otra cosa: ahí conviene hablar con la persona antes de devolverle el acceso.
3. Doble factor#
Se activa por persona, no para toda la empresa, y no desde el panel: es una petición al equipo. Cuando está activo, tras la contraseña se genera un código de un solo uso y se le envía por el canal que la persona tenga encendido en Avisos de seguridad, en su perfil (notificación en la app, correo, SMS o WhatsApp). La app no le deja apagarlos todos mientras tenga activa la verificación en dos pasos.
El código tiene tres protecciones y cada una da su propio mensaje:
- Caduca. Pasado su plazo: "El código de validación ha caducado."
- No se puede reutilizar. Si se intenta con uno ya usado: "Ya has intentado acceder utilizando este código de validación. Solicita uno nuevo."
- No se puede adivinar. Un código equivocado da "El código de validación no es correcto." y suma al contador que acaba en bloqueo.
4. El registro de accesos#
Accesos e intentos de acceso (Gestiona › Seguridad) es el registro de intentos de acceso: cuándo, quién, qué pasó (entró, esperaba el código o por qué no entró) y desde qué tipo de dispositivo. Se filtra por resultado, motivo, dispositivo y periodo; al entrar muestra la última semana. Es de solo consulta y solo lo ven los administradores.
5. Trazabilidad de los cambios#
Aparte de los accesos, el sistema guarda un registro de auditoría de los cambios sobre los datos. Cada entrada apunta la acción (alta, modificación), sobre qué se hizo, cómo estaba antes y cómo quedó después, desde qué operación del sistema, y qué persona la provocó.
Se escribe, entre otras cosas, al crear un usuario, al desbloquear una cuenta, al asignar acciones, al aprobar o rechazar una entrega, al moderar un comentario y al mover puntos. Lo que se crea o se envía desde un asistente de IA conectado con Conecta tu IA también queda registrado, a nombre del administrador que autorizó la conexión.
Este registro se consulta a través del equipo de WinChange: pídele el periodo o la exportación que necesites. Si tu área de cumplimiento necesita exportaciones periódicas, planteadlo antes de arrancar.
Qué ve el empleado#
- Nada de esto. Ni el registro de accesos, ni el de cambios.
- Al fallar la contraseña, ve cuántos intentos le quedan antes de que se bloquee la cuenta.
- Si se bloquea por contraseña, el mensaje le invita a recuperar la contraseña; si se bloquea por códigos, ve "Cuenta bloqueada. Contacta con el administrador."
- Si aún no ha confirmado su dirección, ve "Verifica tu cuenta para continuar".
- En Tu perfil elige por qué canales le llegan los Avisos de seguridad, y tiene la opción Eliminar mi cuenta.
- Durante una parada de mantenimiento, nadie entra y todos ven el mismo mensaje.
Preguntas frecuentes#
¿Puedo activar el doble factor para toda la plantilla de golpe?
No desde el panel: es un ajuste por persona. Si quieres imponerlo a un colectivo entero, es una petición al equipo.
Alguien dice que no puede entrar pero no aparece en Usuarios bloqueados. ¿Qué miro?
Búscale en Accesos e intentos de acceso y mira la columna Qué pasó. Los motivos habituales que no son bloqueo: Cuenta sin verificar, Correo que no consta (está escribiendo un correo distinto al de su ficha) o que esté dada de baja en Usuarios.
Veo intentos fallidos de un correo que no reconozco. ¿Es un ataque?
Un correo que no corresponde a ninguna cuenta aparece como Correo que no consta, solo con el correo tecleado y sin nombre. Suele ser alguien equivocándose de dirección. Lo que sí conviene revisar es el patrón: muchos intentos seguidos sobre varias cuentas distintas. En ese caso, pásale el periodo concreto al equipo.
Si desbloqueo a alguien, ¿le cambio la contraseña?
No. Desbloquear solo levanta el bloqueo y pone los intentos a cero; la contraseña sigue siendo la suya. Si hace falta cambiarla, puedes sustituirla desde su ficha, en el campo Contraseña de Usuarios, o pedirle que la recupere.
¿Cuánto tiempo se guardan estos registros?
Es una pregunta para el equipo: la política de conservación no se ve ni se configura desde el panel.
¿Puedo exportar el registro de accesos?
Acota las fechas en Periodo para revisarlo en pantalla. Para una entrega formal a auditoría, pídela al equipo.
Límites y avisos#
- Desbloquear a alguien no resuelve por qué se bloqueó. Si vuelve a bloquearse a los pocos minutos, deja de desbloquear y mira Qué pasó en Accesos e intentos de acceso.
- Un administrador solo puede desbloquear a personas de su propia empresa y de su propio proyecto. Si la persona pertenece a otro, la operación se rechaza.
- El registro de accesos solo cubre la entrada. No dice qué hizo la persona una vez dentro; eso está en el registro de auditoría, que se pide al equipo.
- La lista de dominios permitidos solo afecta al auto-registro. Un alta individual o una importación pueden meter una dirección de cualquier dominio: la barrera está en quien da de alta, no en el sistema.
- Los avisos de bloqueo van a los administradores. Si nadie mira ese buzón, una cuenta bloqueada por códigos se queda bloqueada indefinidamente.
- Cifrado, ubicación de los datos, conservación de registros y tratamiento de datos personales no se ven ni se configuran en el panel. Son preguntas contractuales: pídeselas al equipo por escrito antes de la revisión de seguridad, no las deduzcas de estas pantallas.